働き方改革というワードをよく目にするようになりました。
みなさんは定時に仕事を終えられていますか？
休日出勤、サービス残業などしていませんか？
残業、休日出勤が当たり前でした
私自身、Webデザインの業界で仕事をはじめて10年以上が経過しましたが、10数年前は会社員として働いており、夜10時〜11時までの残業は当たり前だと思っていました。その後、独立し、フリーランスの時代には、いつが休日なのかわからず、昼夜問わず、ずーとパソコンの前でせっせと制作する日々を過ごしていました。
辛いと思ったことはありませんでした。それが当たり前だと思っていました。
子どもの誕生で必要になった変化
そんな生活をしていましたが、子どもに恵まれたことで、継続することが困難になりました。というよりかは継続してはいけないと思いました。事業主として10時〜19時という定時を掲げてはいましたが、当時は、21時以降に仕事を終え、片道1時間の帰路につく、という日々を送っていました。
このあたりから、僕はタスク管理を学び始めました。6年前ほどです。
この6年間の間に、様々なツールを使ったり、ルールを決めたりしながら、試行錯誤を繰り返してきました。
現在の生活
僕はこの3年間くらい、ほぼ定時に仕事を終えています。数ヶ月に1日くらいは1時間くらいの残業をすることもありますが、その程度です。休日出勤は絶対にしません。僕は家族との時間が最優先です。
僕だけではなく、これはうちの会社のスタッフは全員同じような環境で仕事ができています。
今の生活スタイルを手に入れるために行った対策は以下の通りです。
現時点で行き着いた時短のための要点
見える化を徹底する
「見える化」というのはよく聞くワードですが、これをタスク管理として行います。今日やることを1日のはじめにすべてリストアップします。このポイントとしては、一つの「タスク（やること）」が大きくなりすぎない、という点です。業務内容によって、大きさの表現は異なると思います。大切なのは、一つずつ着実に達成している感を得られるくらいに、タスクを分解するのが良いと思います。
決まった工程になるものはテンプレート化
1日のやることリスト以外にも、プロジェクト単位や、行事単位など、動き始めたら決まった工程を経ていくもの、はスタートした時点ですべての工程をタスク化しておきます。ここのポイントはすべて期日を入れておくことです。スタートした時点の予定なので、変わる可能性も高いかもしれませんが、各工程の期日とそれにかかる工期を明記しておきます。
自分へパスをする
タスクというと「終わらせる」ことに思考が向いてしまいがちですが、タスクって意外と自分の担当業務が終わっても、その後、上司や同僚にパスしたり、クライアントへパスしたりするので、業務としては継続するケースが多いと思います。業務が継続しているのにタスクだけ終わらせた気になってしまうと、上司やクライアントからのパスが戻って来た時、その予定を予想できず、「1日の予定が狂っちゃう」ということになってしまいます。
例えば「見積書を作る」という自分のタスクがあったとして、見積書を作り終えたら、タスクを完了すると同時に新しいタスクとして「見積書の応答確認」を作成します。もちろん期日を入れます。そうすると、多少前後はするかもしれませんが、未来に戻ってくるタスクを把握することができます。
タスクを完了させる時は、「この世の中からこのタスクの状況を知る人がいなくなる」というくらいの気持ちでいると、次のタスクは必要ないか、完了しても問題ないか、の判断がしやすいと思います。
質問事項をタスク化する
これはチームとしてのタスク管理になります。
チームとして業務を行なっていると、質問事項、確認事項、などチームメイトの応答が得られないと、進められないことも多々あると思います。
最近ではSlackやチャットワークなどのコミュニケーションツールを使うことでコミュニケーション自体は円滑に行えるようになりましたが、チャット内のメッセージが中心になってしまうと、応答が遅かったり、他のメッセージに埋もれてしまったり、とミスコミュニケーションのきっかけになる可能性があります。
なので、応答をもらいたいことはすべてタスクにしてチームメイトにパスをします。ここも期日を指定します。
些細なことでもタスク化する
郵便局に行く、あの人のメールに返信する、ゴミ箱のゴミを捨てる、とかなんでも良いのですが、自分がやろうとしていることはすべてタスク化します。後述しますが、「あ、あれもやらなきゃだった」ということを極力無くすためです。
工期も考慮する
タスクを期日で管理するとどうしても「期日」という「点」で捉えてしまいます。ですが、現実的には2日間かかることもあれば、1時間で終わることなど様々な工期があります。期日の指定はもちろんですが、工期の把握も必ず行いましょう。工期がわからない、ということもあるかもしれませんが、まずは目安で指定しましょう。そうすると、どのくらい遅延したか、どのくらい前倒しできたか、を認識できます。
どのくらいかかるかわからない、から予定が立てられない。
これが一番危険です。予定を立てないからといって、楽になることは一つもありません。その時目を逸らすだけで、後々、予期せぬ忙しさに追われるだけです。
1日のキャパシティを業務時間内に設定する
当然のことなのですが、もしかすると、これが現実的にはとてもハードルが高いかもしれません。
やらなければいけないことが山ほどある状態の場合、「全部今日中にやらなきゃいけない」ということもありえます。
ですが、一度だけタスクを見直してみて「絶対に今日やらなきゃいけないもの」「明日でもまだ大丈夫なもの」を振り分けてみてください。それだけでもいくつか絞り込めると思います。
タスク管理ができ始めるとどうなるか
忙しくなる
うそでしょ！忙しさから解消されるためにやるはずのタスク管理なのに、忙しくなるなんて！という声がきこえてきそうですが、おそらく忙しいと感じられる方が多いと思います。
タスク管理なんてやらない方がいい！と思うかもしれません。
それは、今まで頭の中で隠れていて認識していなかったタスクや、ふんわり期日があったりなかったりしてたものが、ばっちり期日を持ったタスクになるので、やらなければいけないことが増えたように感じます。
これは「忙しく感じる」だけです。
実際はもともと忙しい状況にいたんです。
自分がどんな状態にいるか、ということが認識できれば、第一段階は成功です！
自分のキャパシティを把握できる
タスク管理をしていない時、「あれやっといて」「これお願いできますか」など自分への依頼事項を、感覚で「まだできそう」と思い、許容していた部分が、この日はもう予定が埋まっている、という事実を知ることで、「すみません、予定が埋まっています」とお断りしやすくなります。
ストレスが減る
来週はどうなるかなあ、明日は忙しいかもしれない、という毎日、無意識に考えてしまっている不安を感じなくなります。明日はこれとこれをやる日だ。明後日はこの回答がくる予定だからあれをしておこう。来週からプロジェクトがスタートする。などなど、未知というの不安からくるストレスが激減します。
休みが取りやすくなる
タスクが見える化されていることで、時間ができそうなタイミングを見分けられるようになります。そうすると、業務に支障を出さないタイミングを見極め、しっかり有給を取得できるようになります。
さいごに
今回、定時に帰るためのタスク管理の要点をまとめてみましたが、特別むずかしいことは何一つありません。いくつかのポイントを挙げましたが、まずは「タスクの見える化」を毎日やり続けるだけでも、ずいぶんと頭の中にあるモヤモヤとした忙しさが無くなって、ストレスが減ってくると思います。
多くの人たちがゆとりある仕事ができ、平和な日常が広がっていくと良いですね。
